La Dirección General de Justicia del Gobierno de Aragón ha iniciado los trabajos de digitalización de los libros de registros civiles de los 113 municipios incluidos en los partidos judiciales de Huesca capital (60) y Calatayud (53), salvo los tomos de los registros civiles de ambas cabezas de Partido Judicial, que ya se encuentran digitalizados.
Técnicos de la empresa Minsait, integrada en el Grupo INDRA, trabajan en la digitalización de los libros de los ayuntamientos que conforman los partidos judiciales de Calatayud y Huesca, proyectos que debieron haberse iniciado el pasado 1 de abril pero que quedaron aplazados por la pandemia. Antes de la digitalización hubo que superar una serie de pruebas para asegurar la conexión con el sistema electrónico del Ministerio de Justicia.
Como etapa previa, Minsait ha llevado a cabo la recopilación del listado de usuarios (juzgados de paz y secretarios de ayuntamientos) para darles de alta en el sistema del Ministerio de Justicia (Inforeg) y que, como tales usuarios, puedan acceder a la información centralizada a la hora de demandar datos de estos libros una vez digitalizados.
La directora general de Justicia, Mª Angeles Júlvez, calificó este proceso de digitalización “como absolutamente necesario en muchas vertientes. El proyecto va más allá del servicio a los ciudadanos al abrirse a la integración en este proceso electrónico terceros interesados como los hospitales públicos y privados para la inscripción de nacimientos. El primer beneficiado será el ciudadano porque le permitirá la simplificación de trámites ya que se le posibilita la obtención de certificaciones de nacimiento, matrimonio y/o defunción sin necesidad de desplazarse al municipio donde ocurrió el hecho. Cualquier certificación podrá obtenerse desde el Registro Civil de su residencia”. La directora general entiende que será también necesario la restauración de los libros que se encuentren en mal estado aunque pasen a formato digital, intervención que supondrá la conservación de un importante patrimonio histórico.
Minsait fue la empresa adjudicataria del concurso, que presentó una oferta integrada de los dos lotes (Huesca capital y Calatayud) por un importe de adjudicación de 272.358 euros (IVA incluido). El plazo previsto para ultimar la digitalización terminará antes de final de año.
Los centros de trabajo para la ejecutar el proyecto se ubicarán en las sedes judiciales en Huesca y Calatayud y a estos puntos, previamente acondicionados, habrá que trasladar los libros registrales, que, habitualmente, solo pueden permanecer fuera del municipio en el que se encuentran una semana, aunque los problemas habidos en la primera carga de libros digitalizados en el Ministerio de Justicia, prolongue este plazo ligeramente, algo habitual en estos proyectos en los que el Ministerio de Justicia no realizaba desde hace más de diez años y que han sido solventados por parte del equipo ministerial, con el que, desde el primer momento, la Dirección General de Justicia del Gobierno de Aragón encontró un apoyo y colaboración.
El trabajo encomendado a Minsait es minucioso. De cada apunte de cada libro tendrán que obtener una imagen escaneada por cada página que ocupe, para, a continuación, transcribir, por duplicado, en formato electrónico, los metadatos correspondientes al apunte de forma que, posteriormente, puedan hacerse búsquedas de estos mismos datos que, finalmente, quedan integrados en el sistema Inforeg.
En el caso del Partido Judicial de Calatayud el personal de Minsait tendrá que digitalizar 374 libros (148 de nacimientos, 58 de matrimonios y 168 de defunciones) mientras que el caso del Partido Judicial de Huesca el trabajo de digitalización tiene un mayor volumen: 423 libros repartidos entre nacimientos (167), matrimonios (659 y defunciones (191). En total, el lote previsto en el pliego de licitación suma 797 libros, aunque es previsible que este número pueda variar ligeramente.
La digitalización abarcará, en el caso de ambos partidos judiciales, los libros de defunciones desde 1935 inclusive mientras que en el caso de los nacimientos y matrimonios el trabajo se llevará a cabo a partir de los libros desde el año1950 inclusive.
Segunda parte del proceso
El proceso de digitalización en el Estado español se inició en 2007 con un contrato de digitalización para los registros civiles de los municipios cabeza de partido judicial. Entonces el presupuesto máximo de licitación fue de 20,5 millones de euros para culminar la primera parte de un proceso que incluía la digitalización, el procesado de la imagen y la grabación de los propios libros. Este trabajo culminó con la digitalización de 36.401 libros registrales.
Ahora, el Gobierno de Aragón va a iniciar la segunda parte de este proceso. Hay que tener en cuenta que, por la información que contienen, los libros y documentos que obran en los archivos de los registros civiles se consideran patrimonio documental con valor histórico y, por consiguiente, no pueden ser destruidos ni deteriorados.
Completar la digitalización de los registros civiles de toda la Comunidad Autónoma costará en torno a los 3,5 millones de euros.
Una vez digitalizados y devueltos al Juzgado de Paz o Ayuntamiento de origen, se procederá a estudiar la viabilidad de la restauración de los ejemplares que se encuentren en malas condiciones, para que su conservación, como Libros Históricos, se asegure.
De hecho, el proceso de digitalización es complejo. Hay que trasladar los libros de los archivos hasta el recinto o punto de trabajo mediante transporte en cajas de seguridad ignifugas, al igual que hay que hacer la devolución a su origen en las mismas condiciones. Por otra parte, las instalaciones donde se realice el trabajo deben contar con un sistema de detección de incendios y con acceso limitado al recinto de trabajo solo al personal autorizado.
